En Consultoría MÁS hemos estado en constante comunicación con nuestros clientes, para poder comprender la situación única que están viviendo y poder en conjunto diseñar soluciones que se ajusten al momento actual. Les comparto algunas de las situaciones más comunes que han surgido para ver si se identifican y compartirles algunas ideas al respecto.
Con todo esto del Home Office atípico que están viviendo muchos de los equipos, encontramos que por el contexto en el que lo estamos llevando, hay una serie de dificultades adicionales que no esperábamos. Me explico. Muchas personas no han vuelto a sus empresas en al menos un par de semanas y aunque hubiera personas que ya habían trabajado a distancia, ahora lo hacemos de manera diaria sin haber necesariamente podido preparar el espacio o encontrando ese supuesto “santuario” que debían crear para tener la mejor concentración posible, pues es compartido en ocasiones con pareja, hijas/os o incluso con familia extendida.
Además, existen una serie de aspectos, que, contrario a un día de trabajo a distancia “normal”, requerirán de nuestra atención, por ejemplo ayudar con tareas escolares, turnarse para el cuidado de bebés, cocinar o resolver que el calentador de agua no esté funcionando. Y es que no podemos suponer que estamos trabajando en normalidad.
Hay 3 situaciones en particular a las que quiero hacer referencia en esta participación en el blog:
• Cambios en la manera de comunicarnos: Si en tu día a día, compartías oficina con un equipo multifuncional, seguro había una serie de asuntos que resolvías de inmediato cuando, por ejemplo, al colgar el teléfono tras una llamada que intentabas resolver una situación para un cliente, bastaba entonces decir el nombre de la persona sentada a un par de metros tuyo y hacer una petición sencilla bajo el contexto de lo que ella, acababa de escuchar por “encima de la llamada”, o bien informarle y haciendo un acuerdo sobre una línea de acción. Hoy no es así. Me han compartido ejemplos de pequeños conatos de conflicto porque sin mala intención alguna, la persona quedó “fuera de la jugada” en una decisión importante, al haber pasado por alto incluirla en la conversación por no tenerla cerca.
• Personas a la deriva: El personal que llevaba muy poco tiempo en un nuevo puesto o incluso en la empresa, y que, mientras que estando en las oficinas, su curva de aprendizaje hubiera sido relativamente rápida, o bien, que con mayor facilidad se hubieran podido enterar de otras necesidades de su nuevo equipo y ayudar, haciendo lucir sus dotes de proactividad, a la distancia tienen de alguna manera, las manos atadas y no está recibiendo el apoyo, acompañamiento y mentoría necesaria. Esto genera una carga adicional de estrés y frustración para estas personas, para quienes les lideran, y para quienes ya contaban con la ayuda de quien recién llegó, que hoy no está logrando cumplir con las expectativas.
• Sentido de urgencia: Hay personas que si bien están trabajando duro desde casa, no necesariamente lo están haciendo de la misma manera o en los mismos horarios que lo hacían estando en su oficina. Hay quienes por las necesidades propias de su sistema familiar, quizá arrancan su jornada un par de horas después de lo que lo harían usualmente, otras personas ya no tienen claro cuándo es que pueden y deben hacer sus pausas de comida (que además, ahora implican cocinar y limpiar, en lugar de acercar su charola a la barra del comedor) y otras más encuentran que de las 8 a las 12 de la noche pueden hacer más pendientes que en las primeras 12 horas del día, sin embargo, esto puede traer complicaciones cuando no se han hecho los acuerdos necesarios sobre el trabajo asincrónico, sobretodo a la hora de necesitar a varias personas para liberar alguna información o aprobación de tareas.
Si les resulta familiar, pero hasta ahora sólo he conseguido frustrarle por haber compartido situaciones vigentes pero no resueltas aún para ustedes y su equipo, quiero compartir cómo lo hemos abordado. Algunos de nuestros clientes nos han solicitado facilitar sesiones virtuales para, por un lado hacer check-in con su equipo y abonar positivamente a la vivencia personal del distanciamiento social, así como a la cohesión del equipo, mientras que por otro lado, hay sesiones que han versado más bien en encontrar cuáles son esos acuerdos explícitos que deben hacer como equipo respondiendo a las necesidades de cada persona que conforma el mismo, de manera que puedan maximizar su productividad, pero también hacerlo dentro de una estructura que permita a las personas lidiar de mejor manera con los muchos retos que esta situación nos está demandando.
La clave es la comunicación abierta (comunicación abierta Y responsable, pero de eso les compartiré en un artículo futuro); hacer explícito lo implícito y esto es algo que cada organización puede hacer, básicamente prestando atención a “lo que está ahí” y tomando la responsabilidad de abrir las conversaciones. Mientras que desde Consultoría MÁS nos apoyamos de herramientas de facilitación grupal y de team coaching para hacer esto, seguramente en su haber, tienen muchas herramientas y metodologías que les pueden ayudar a abrir esas conversaciones necesarias para evitar los malos entendidos o fallas en la comunicación, que en un momento dado podrían estar previniéndoles de lograr sus resultados de la mejor manera posible en épocas de esta “virtualidad necesaria”.
Comprendemos que la situación por la que estamos pasando puede resultar abrumadora para muchas personas, pero también tenemos la firme convicción de la enorme capacidad que existe en las personas que conforman las organizaciones. Así es que nuestra invitación es a que usen los recursos que tengan a la mano para lograrlo, y por supuesto, si quieren nuestro soporte, no duden en comunicarse con nuestro equipo. Podemos asistirles con ideas creativas, metodologías o incluso la facilitación de las sesiones (si así lo requirieran), pues nuestro compromiso está en contribuir de la mejor manera posible con las organizaciones, porque contigo hacemos MÁS.
Hasta pronto.
Por: Paul Massieu Arviz Director y facilitator de ConsultorÍa MÁS