El momento de la verdadera atención, 3 pasos para regresar a la acción

Este tiempo extra-ordinario, ha implicado experiencias internas y externas para la gente, que serán muy importantes tomar en cuenta para poder reemprender el camino y desarrollar nuevas formas para alcanzar los objetivos.

El regreso será el momento de verdadera atención. Platicaba con una amiga que hizo el Camino de Santiago, que ella no imaginaba que el fin del Camino sería solo el principio. Todo lo vivido y lo aprendido empezó a “cuajar”, todo empezó a hacer sentido, incluso aún sigue haciéndolo semanas y meses después de haberlo “terminado”.

El tiempo en casa se podría describir como un momento en que las personas han ido colocando varias piedras haciendo una represa… para algunas, estas piedras han sido aprendizajes que se empezaron a desplegar o se desplegarán al salir, otras piedras han sido miedos o incertidumbre que podrían seguir generando un obstáculo, también ha habido seguramente piedras que representen nuevos hábitos, experiencias, emociones agradables y desagradables, cúmulo de trabajo o metas cumplidas. En fin, estas piedras están ahí y pueden ser algo muy provechoso si las sabemos utilizar, pero también pueden ocasionar un derrumbe cuando el flujo de vida y trabajo regrese a “lo normal” y las estemos encontrando a cada paso, algunas perdidas, otras estorbando.

Por esto te propongo tomar en cuenta estos 3 pasos para tu regreso, que te ayudarán a aprovechar tus aprendizajes y los de las personas con las que trabajas para sentar las bases para un camino más encauzado y con menos obstáculos.

1. Reconocer y compartir las vivencias de las personas en tu equipo de trabajo – “Hacer check in”.

Si decimos que cada cabeza es un mundo podría agregar que cada casa es de una nacionalidad diferente.. He buscado la manera de conectar con mis compañeras y compañeros de trabajo y lo he encontrado más complicado, y es que en gran medida esa situación que nos unía, se ha hecho mucho más distante. Antes vivíamos dentro de la empresa bajo esquemas similares o al menos bien establecidos, pero ahora nuestro marco de trabajo es la casa. Me hizo mucho sentido una frase de la Psic. Shelley Taylor, que dice “NO estamos trabajando desde casa, sino en casa, durante una crisis, tratando de trabajar”. Ahora a veces siento que no viven lo mismo que yo, o que no alcanzo a comprender lo que ellos viven.

En fin, la gente llegará habiendo vivido gran movimiento emocional, habiendo superado o intentado ajustarse a varios retos, no solo laborales, sino familiares y personales, espero que con grandes aprendizajes que serán de suma importancia considerar y todo esto mientras estaban en un distanciamiento físico que para muchas personas implicó también un distanciamiento social de sus compañeras y compañeros de trabajo.

El Check in, necesita abarcar en 3 aspectos, emocional, situacional y laboral. A veces quien lidera un equipo o los y las integrantes del mismo, temen preguntar aspectos más personales, sin embargo, nosotros sabemos que tocar algo de estos temas, permitirá romper barreras en el equipo y generar lazos de confianza, que se reflejará en comunicaciones laborales más abiertas y colaborativas.

¿Cómo lo puedes hacer?

Podría ser con una simple ronda de respuestas para cada uno de los aspectos, sin embargo recuerda que la gente tendrá las emociones en la superficie, por lo que es importante encauzarlas.

Humberto Maturana, quien desde su perspectiva de biólogo, introdujo el concepto de autopoiesis (creación de sí mismo) y revolucionó el mundo de la ciencia y también la sociología, dice que los niños y niñas están donde está su emoción. Otros autores como Orlando Pulido, con quien comparto opinión, agrega que no solo son los niños a los que les sucede esto, sino las personas en general… ¿te hace sentido?

Por esto introduzco una práctica a manera de ritual, que utiliza los símbolos (que le hablan a las emociones), las palabras (que le hablan a la mente racional) y algunos otros elementos que irán dando sentido de manera más efectiva a las vivencias.

Si esto te suena a que no va con el trabajo, piensa que tampoco iba el trabajar tanto tiempo desde casa, y mira… lo hemos logrado.

La primera parte implicará dejarle a tu equipo algunas tareas:

Invita a las personas que lleven un elemento de su casa que simbolice su vivencia general de su estancia ahí. Puede ser cualquier cosa, tal vez un juguete porque les implicó pasar más tiempo con sus hijos, unos audífonos porque hacían llamadas constantemente, una cuchara porque dedicaron más tiempo a la cocina, etc. También la lista de actividades laborales a las que le estuvieron dedicando más atención. Por último invítalos a escribir en una piedra (o un papel que la represente) el aprendizaje personal, más significativo de este tiempo.

La segunda parte es la práctica. El primer día o a más tardar la primera semana, busca hacer una reunión de máximo 1 hora, en la que la gente lleve los elementos encargados (algo de casa, lista de tareas del trabajo y papel o piedra con el aprendizaje). Busca un lugar tranquilo, en el que tu equipo puedan alcanzarse a escuchar (sobretodo si están alejados unos metros como medida de precaución) y sentarse en círculo. Explícales que es un momento para compartir y escuchar, por lo que es importante evitar distracciones. El compartir será de máximo 1 minuto por elemento, es decir 3 minutos por persona. Las personas una a una irán compartiendo el elemento de casa (check in situacional), actividades laborales (check in laboral) y lo escrito en la piedra (check in de aprendizaje y emocional). Tras compartirlos dejarán sus elementos al centro del círculo por el tiempo que dure la reunión.

Al final, es de suma importancia agradecer a la gente su disposición y apertura (aún si fuera pequeña) y darle un sentido a todo lo compartido como punto de arranque del camino a emprender.

2. Ajustar las expectativas.

Algunas personas pueden estar pensando que se logrará recuperar lo “perdido” de la producción y entonces tendrán que duplicar o triplicar esfuerzos durante el año para así alcanzarlo (expectativa que podría traer mucho estrés de por medio). Otras pueden estar preocupados por lo que sucederá con su puesto o la organización, temiendo que alguno de estos llegue a desaparecer. Quizá algunas personas estarán esperando poder mantener algo de las experiencias que tuvieron cuando trataban de trabajar desde casa y quieran proponer alguna implementación al respecto. En fin, las expectativas pueden ser muy variadas y cuando estas no se alinean, los equipos muy probablemente tendrán fricciones, desgaste y eficiencia disminuida.

Les pongo un ejemplo todavía desde el tiempo de cuarentena: en una empresa en la que algunas personas estuvieron trabajando vía remota y otras en la planta, hay una mujer que desde casa, llamémosle Sofía, suponía estar haciendo un buen trabajo al organizar su tiempo y responder diario a los correos y mensajes que le enviaban, aunque fuera en un horario de 6:00 de la tarde a 12:00 de la noche, tiempo en el que su hijo pequeño era cuidado por su papá; e inclusive sentía estaba siendo más productiva y efectiva con menos horas de trabajo. Por otra parte, su equipo que trabajaba desde la planta, requería de respuestas inmediatas de Sofía que no obtenían, causando en ellos molestia e incluso resentimientos por creer que no estaba comprometida con el equipo.

Esto son dos caras de la misma moneda, que al no ajustar las expectativas y compartir lineamientos más específicos, llegó a ocasionar un distanciamiento en las relaciones que puede costar mucho trabajo restablecer.

¿Cómo hacerlo?

El ajuste de expectativas te recomiendo inicie por quien lidera el equipo, marcando la pauta de lo que le empresa o alguien superior a su puesto espera. Después lo que él o ella misma espera y luego cediendo la palabra a las y los miembros del equipo para que puedan compartir también sus propias expectativas, así como sus dudas. Algo que puede ser valioso para este momento es compartir qué pueden aportar las personas del equipo para lo que resta del año y tal vez de aquí en adelante.

Les comparto una herramienta que utilizamos en procesos de coaching individual y grupal: que cada quien piense en una máquina (de cualquier tipo) que pudiera representar el equipo y una parte de esta máquina que les represente a sí mismos/as. (Pueden escoger también otras metáforas, no necesariamente una máquina).

A este ajuste de expectativas, se relacionan también las políticas de tu empresa, pues si son de máxima transparencia y comunican con claridad aquella información que se va teniendo la oportunidad de compartir, resultará en una empresa que tenga en sus colaboradores/as menos ansiedad por la incertidumbre y en la que se promueva de manera indirecta la comunicación abierta y efectiva.

3. Establecer un plan de trabajo compartido.

Por último un plan de trabajo; escoger las maneras para lograr los objetivos, estableciendo pasos a seguir, responsables de esto y fechas, será algo crucial para que el trabajo pueda retomar su curso de la manera más fluida posible. No cometas el error de pensar que la gente ya sabe qué hacer si “nada cambió desde que se fueron” pues seguro hubo varias modificaciones, por lo que les invito a darse el tiempo de replantear sus tácticas.

En Consultoría MÁS nos dedicamos a acompañar a los equipos que transitan por situaciones complicadas, asegurándonos que puedan salir avante con la mayor fortaleza posible, acércate a nosotros si crees que en alguno de estos pasos pudiéramos acompañarte para hacer de tus reuniones un momento de mayor valor y utilidad, o si tienes alguna situación más compleja para la que estos consejos no sean suficientes.

Por: Nicole Massieu Arvizu Socia, Directora de operaciones y Facilitadora en Consultoría MÁS